Hàng hóa bị hư hỏng, mất mát, hết hạn sử dụng hoặc buộc phải tiêu hủy là tình huống thường gặp ở doanh nghiệp sản xuất, thương mại, thực phẩm, dược phẩm và kho vận. Tuy nhiên, kế toán không nên thấy hàng không còn sử dụng được là lập tức ghi giảm kho và đưa toàn bộ giá trị vào chi phí. Để xử lý đúng về thuế TNDN, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân, giá trị tổn thất, khoản được bồi thường và đặc biệt là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh. Năm 2026, doanh nghiệp cần cập nhật quy định thuế TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, văn bản hướng dẫn Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
🔍 1. HÀNG HƯ HỎNG, HẾT HẠN CÓ ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ?
Không phải cứ hàng hỏng hoặc hết hạn là doanh nghiệp được tự động đưa toàn bộ giá trị vào chi phí được trừ. Kế toán trước tiên phải xác định nguyên nhân tổn thất và hồ sơ chứng minh thực tế.
Ví dụ, hàng hóa có thể bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng, thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc các nguyên nhân khách quan khác. Mỗi trường hợp cần được xem xét theo điều kiện của pháp luật thuế TNDN và hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.
👉 Điều quan trọng là doanh nghiệp phải chứng minh được: HÀNG CÓ THẬT → TỔN THẤT CÓ THẬT → NGUYÊN NHÂN XÁC ĐỊNH ĐƯỢC → GIÁ TRỊ TỔN THẤT XÁC ĐỊNH ĐƯỢC → HỒ SƠ XỬ LÝ ĐẦY ĐỦ.
📋 2. PHẢI KIỂM KÊ VÀ XÁC ĐỊNH RÕ GIÁ TRỊ HÀNG TỔN THẤT
Khi phát hiện hàng hư hỏng, mất mát hoặc hết hạn, doanh nghiệp nên tổ chức kiểm kê thay vì chỉ để thủ kho báo số lượng cho kế toán điều chỉnh.
Biên bản kiểm kê nên thể hiện rõ tên hàng, mã hàng, số lượng theo sổ, số lượng thực tế, số lượng hư hỏng/mất mát, giá trị, tình trạng hàng hóa và nguyên nhân.
📦 Nếu doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều mã hàng, nên lưu thêm hình ảnh, dữ liệu kho, biên bản xác nhận của bộ phận quản lý chất lượng hoặc các tài liệu kỹ thuật liên quan.
🗑️ 3. HÀNG HẾT HẠN PHẢI TIÊU HỦY – ĐỪNG CHỈ LẬP PHIẾU XUẤT KHO
Đây là lỗi khá phổ biến. Doanh nghiệp phát hiện hàng hết hạn → lập phiếu xuất kho → hạch toán chi phí → kết thúc.
Cách xử lý này có thể khiến hồ sơ thiếu căn cứ chứng minh hàng thực tế đã được tiêu hủy và vì sao phải tiêu hủy.
Tùy loại hàng hóa và quy định chuyên ngành, hồ sơ nên có quyết định xử lý/tiêu hủy, danh sách hàng hóa, biên bản kiểm kê, biên bản tiêu hủy, tài liệu chứng minh thời hạn sử dụng và chứng từ liên quan đến đơn vị thực hiện tiêu hủy nếu thuê bên ngoài.
⚠️ Với hàng hóa thuộc lĩnh vực có quy định riêng về môi trường, thực phẩm, dược phẩm, hóa chất…, doanh nghiệp còn phải tuân thủ yêu cầu chuyên ngành tương ứng.
💰 4. CÓ BỒI THƯỜNG THÌ KHÔNG NÊN ĐƯA TOÀN BỘ TỔN THẤT VÀO CHI PHÍ
Ví dụ doanh nghiệp có lô hàng trị giá 300 triệu đồng bị hư hỏng nhưng được công ty bảo hiểm hoặc bên chịu trách nhiệm bồi thường 200 triệu đồng.
Kế toán không nên mặc định đưa toàn bộ 300 triệu đồng vào chi phí được trừ.
📌 Doanh nghiệp cần xác định giá trị tổn thất thực tế sau khi trừ phần được tổ chức, cá nhân hoặc bảo hiểm bồi thường, đồng thời lưu hồ sơ xác định trách nhiệm và khoản bồi thường.
Đây là lý do bộ hồ sơ tổn thất nên có thêm hợp đồng bảo hiểm, hồ sơ yêu cầu bồi thường, biên bản xác định trách nhiệm và chứng từ nhận tiền bồi thường nếu phát sinh.
🚨 5. HÀNG MẤT DO NHÂN VIÊN – PHẢI XÁC ĐỊNH TRÁCH NHIỆM
Nếu kiểm kê phát hiện thiếu hàng, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân.
Nếu hàng bị mất do nhân viên, thủ kho, đơn vị vận chuyển hoặc bên thứ ba, doanh nghiệp nên lập biên bản xác định trách nhiệm và khoản phải bồi thường.
Không nên xử lý theo kiểu:
Sổ có 1.000 sản phẩm → kiểm kho còn 900 → ghi giảm 100 sản phẩm vào chi phí.
Kế toán phải làm rõ 100 sản phẩm thiếu ở đâu, nguyên nhân gì, ai chịu trách nhiệm và có khoản bồi thường hay không.
🔥 6. HÀNG BỊ THIỆT HẠI DO THIÊN TAI, HỎA HOẠN, SỰ CỐ
Đối với các trường hợp thiệt hại khách quan, hồ sơ chứng minh nguyên nhân càng quan trọng.
Doanh nghiệp nên lưu các tài liệu như biên bản kiểm kê, hồ sơ xác nhận sự cố, tài liệu của cơ quan hoặc tổ chức có liên quan nếu có, hình ảnh hiện trường, hồ sơ bảo hiểm, biên bản xác định thiệt hại và quyết định xử lý hàng hóa.
👉 Giá trị thiệt hại trên sổ phải có khả năng đối chiếu với số lượng hàng thực tế bị tổn thất và giá trị kế toán của hàng hóa.
🧾 7. THUẾ GTGT ĐẦU VÀO CŨNG CẦN ĐƯỢC KIỂM TRA RIÊNG
Khi hàng hóa bị tổn thất, kế toán không nên lấy cách xử lý thuế TNDN rồi áp dụng nguyên xi cho thuế GTGT.
Đây là hai sắc thuế có quy định và điều kiện riêng. Doanh nghiệp cần xem xét nguyên nhân tổn thất, hồ sơ chứng minh và quy định về khấu trừ thuế GTGT đối với trường hợp cụ thể trước khi quyết định có phải điều chỉnh thuế đầu vào hay không.
📌 Vì vậy, một nghiệp vụ hàng hư hỏng nên được kiểm tra đồng thời ít nhất ba vấn đề: KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO → THUẾ TNDN → THUẾ GTGT.
📑 8. BỘ HỒ SƠ HÀNG HƯ HỎNG, MẤT MÁT, HẾT HẠN NÊN CÓ GÌ?
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp nên chuẩn bị các tài liệu sau:
✔️ Biên bản kiểm kê hàng hóa;
✔️ Bảng kê chi tiết tên hàng, mã hàng, số lượng và giá trị tổn thất;
✔️ Hồ sơ xác định nguyên nhân hư hỏng/mất mát;
✔️ Tài liệu chứng minh hạn sử dụng đối với hàng hết hạn;
✔️ Quyết định xử lý hoặc tiêu hủy;
✔️ Biên bản tiêu hủy và chứng từ của đơn vị tiêu hủy nếu có;
✔️ Hồ sơ xác định trách nhiệm và mức bồi thường;
✔️ Hồ sơ bảo hiểm và chứng từ nhận bồi thường nếu có;
✔️ Phiếu xuất kho, chứng từ kế toán và các tài liệu chuyên ngành liên quan.
⚠️ 9. NHỮNG TRƯỜNG HỢP DỄ GẶP RỦI RO KHI QUYẾT TOÁN
Doanh nghiệp nên đặc biệt thận trọng khi hàng tồn kho bị giảm số lượng lớn nhưng không có biên bản kiểm kê; hàng hết hạn được ghi giảm nhưng không có hồ sơ tiêu hủy; hàng mất nhưng không xác định nguyên nhân; có khoản bảo hiểm/bồi thường nhưng vẫn đưa toàn bộ giá trị vào chi phí; hoặc số lượng hàng tiêu hủy không khớp dữ liệu nhập – xuất – tồn.
Nếu hàng hóa hư hỏng thường xuyên với giá trị lớn, doanh nghiệp cũng nên rà soát lại quy trình bảo quản, định mức hao hụt, vòng quay hàng tồn kho và trách nhiệm quản lý kho.
✅ KẾ TOÁN NÊN XỬ LÝ THEO MỘT QUY TRÌNH THỐNG NHẤT
Khi phát hiện tổn thất, nên thực hiện theo chuỗi:
PHÁT HIỆN → KIỂM KÊ → XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN → XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ → XÁC ĐỊNH BỒI THƯỜNG → PHÊ DUYỆT XỬ LÝ → TIÊU HỦY/NHẬP LẠI → HẠCH TOÁN → RÀ SOÁT THUẾ
👉 Điểm cần nhớ: Hàng hóa hư hỏng, mất mát hoặc hết hạn không nên được xử lý đơn giản bằng một bút toán giảm kho. Muốn bảo vệ khoản chi khi tính thuế, doanh nghiệp cần chứng minh được tổn thất thực tế, nguyên nhân, giá trị, phần được bồi thường và toàn bộ quá trình xử lý hàng hóa.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #DichVuKeKhaiThue #HangHoaHuHong #HangHetHan #HangHoaMatMat #HangTonKho #ThueTNDN #ChiPhiDuocTru #KeToanThue #QuyetToanThue #ThongTu20 #DoanhNghiep
đánh giá (0 đánh giá)
