Cuối tháng kiểm kê thấy kho thực tế 800 sản phẩm nhưng sổ kế toán vẫn còn 1.000 sản phẩm?
Đừng vội điều chỉnh số liệu cho “khớp”.
Chênh lệch tồn kho có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Nếu kế toán chỉ xử lý phần chênh lệch mà không tìm nguyên nhân, sai lệch có thể tiếp tục kéo sang giá vốn, doanh thu, công nợ và nghĩa vụ thuế.
Dưới đây là 5 nguyên nhân doanh nghiệp thường bỏ sót.
1️⃣ HÀNG ĐÃ XUẤT KHO NHƯNG KẾ TOÁN CHƯA GHI NHẬN
Kho đã giao hàng nhưng chứng từ chưa chuyển kịp cho kế toán.
Kết quả:
KHO THỰC TẾ ĐÃ GIẢM → SỔ KẾ TOÁN VẪN CÒN HÀNG.
Trường hợp này thường xảy ra khi doanh nghiệp:
GIAO HÀNG CUỐI NGÀY → XUẤT HÀNG GẤP → KHO VÀ KẾ TOÁN KHÁC PHẦN MỀM → CHỨNG TỪ CHUYỂN CHẬM.
👉 Cần đối chiếu phiếu xuất kho, đơn hàng, chứng từ giao nhận, hóa đơn và thời điểm ghi nhận nghiệp vụ.
2️⃣ HÀNG ĐÃ NHẬP KHO NHƯNG CHƯA HẠCH TOÁN
Trường hợp ngược lại:
HÀNG THỰC TẾ ĐÃ VỀ KHO → KẾ TOÁN CHƯA GHI TĂNG TỒN KHO.
Nguyên nhân có thể do hóa đơn về sau hàng, bộ phận mua hàng chưa chuyển chứng từ hoặc kế toán đang chờ hoàn thiện hồ sơ.
📌 Cần nhớ: thời điểm hàng thực tế nhập kho và thời điểm nhận hóa đơn không phải lúc nào cũng trùng nhau.
Vì vậy không nên chỉ nhìn hóa đơn để xác định hàng đã nhập hay chưa.
3️⃣ HÀNG HƯ HỎNG – MẤT MÁT – HẾT HẠN NHƯNG VẪN TREO TRÊN SỔ
Kho thực tế có thể đã phát sinh:
HÀNG HỎNG → HÀNG MẤT → HÀNG HẾT HẠN → HÀNG KHÔNG CÒN GIÁ TRỊ SỬ DỤNG
nhưng kế toán chưa nhận được biên bản hoặc chưa thực hiện xử lý.
Kết quả là báo cáo vẫn thể hiện lượng tồn kho lớn trong khi tài sản thực tế không còn tương ứng.
⚠️ Với trường hợp này, không nên tự ý giảm tồn kho bằng một bút toán cho “đẹp sổ”.
Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân, trách nhiệm và chuẩn bị hồ sơ xử lý phù hợp.
4️⃣ HÀNG ĐANG Ở NƠI KHÁC NHƯNG DOANH NGHIỆP TƯỞNG LÀ THIẾU
Không phải hàng không nằm trong kho chính thì đều là mất hàng.
Doanh nghiệp có thể còn hàng:
ĐANG ĐI ĐƯỜNG
GỬI ĐẠI LÝ
GỬI GIA CÔNG
ĐANG Ở KHO THUÊ NGOÀI
ĐANG CHỜ GIAO CHO KHÁCH
ĐANG TẠI CẢNG/KHO LOGISTICS.
👉 Khi kiểm kê chỉ đếm hàng tại một kho mà không tổng hợp các địa điểm khác, rất dễ kết luận sai rằng doanh nghiệp đang thiếu hàng.
5️⃣ SAI ĐƠN VỊ TÍNH – MÃ HÀNG – QUY ĐỔI SỐ LƯỢNG
Đây là lỗi rất phổ biến nhưng dễ bị bỏ qua.
Ví dụ:
1 THÙNG = 24 CHAI
Kho theo dõi bằng thùng, kế toán lại theo dõi bằng chai.
Hoặc cùng một sản phẩm nhưng:
KHO DÙNG MÃ A01 → KẾ TOÁN DÙNG MÃ SP001.
Khi dữ liệu không được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể xuất hiện tình trạng một mã hàng “thiếu”, trong khi mã khác lại “thừa”.
📌 Tổng giá trị có thể chưa chênh lệch lớn nhưng dữ liệu chi tiết đã sai.
🚨 CHÊNH LỆCH TỒN KHO CÓ THỂ KÉO THEO NHỮNG GÌ?
Sai tồn kho không chỉ ảnh hưởng một tài khoản.
Nó có thể kéo theo sai lệch:
TỒN KHO
→ GIÁ VỐN
→ LỢI NHUẬN
→ CÔNG NỢ
→ DOANH THU
→ THUẾ GTGT/TNDN
→ BÁO CÁO TÀI CHÍNH.
Vì vậy, tồn kho lớn bất thường hoặc số liệu kho không khớp sổ kế toán là vấn đề doanh nghiệp nên xử lý ngay khi phát hiện, thay vì để đến cuối năm.
🔎 KẾ TOÁN NÊN ĐỐI CHIẾU THẾ NÀO?
Hãy kiểm tra theo chuỗi:
TỒN ĐẦU KỲ
NHẬP TRONG KỲ
− XUẤT TRONG KỲ
= TỒN CUỐI KỲ
Sau đó đối chiếu:
SỔ KẾ TOÁN ↔ THẺ KHO ↔ PHẦN MỀM KHO ↔ HÓA ĐƠN ↔ PHIẾU NHẬP/XUẤT ↔ KIỂM KÊ THỰC TẾ.
Nếu có chênh lệch, phải tìm được nguyên nhân của từng nhóm hàng, không nên điều chỉnh hàng loạt chỉ để tổng số cuối kỳ bằng nhau.
✅ ĐIỂM CẦN NHỚ
Khi hàng thực tế khác số liệu kế toán, đừng hỏi đầu tiên:
“HẠCH TOÁN BÚT TOÁN NÀO ĐỂ KHỚP?”
Mà nên hỏi:
“HÀNG ĐANG Ở ĐÂU – NGHIỆP VỤ NÀO CHƯA ĐƯỢC GHI NHẬN – CHỨNG TỪ NÀO ĐANG THIẾU?”
📌 Nguyên tắc quan trọng:
KIỂM KÊ → ĐỐI CHIẾU → TÌM NGUYÊN NHÂN → HOÀN THIỆN HỒ SƠ → SAU ĐÓ MỚI HẠCH TOÁN XỬ LÝ.
Đừng đợi đến khi quyết toán thuế hoặc lập báo cáo tài chính mới phát hiện kho một số – kế toán một số.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #KeToanKho #HangTonKho #KiemKeKho #KeToanDoanhNghiep #QuyetToanThue #BaoCaoTaiChinh #ThueDoanhNghiep
đánh giá (0 đánh giá)
