Hàng không nằm trong kho công ty không có nghĩa là hàng không còn thuộc doanh nghiệp.
Doanh nghiệp hiện nay thường gửi hàng tại:
KHO LOGISTICS → KHO FULFILLMENT → KHO ĐẠI LÝ → KHO ĐƠN VỊ GIA CÔNG → KHO THUÊ NGOÀI.
Cuối kỳ, nếu kế toán chỉ kiểm kê kho nội bộ mà bỏ qua hàng đang nằm tại bên thứ ba, số liệu tồn kho và giá vốn rất dễ sai.
1️⃣ ĐỐI CHIẾU SỐ LƯỢNG HÀNG THỰC TẾ
Đầu tiên cần xác định:
SỔ KẾ TOÁN ĐANG GHI BAO NHIÊU?
↔
BÊN GIỮ KHO XÁC NHẬN BAO NHIÊU?
Nên đối chiếu theo:
MÃ HÀNG – TÊN HÀNG – LÔ – SERIAL – ĐƠN VỊ TÍNH – SỐ LƯỢNG – TÌNH TRẠNG HÀNG.
📌 Không nên chỉ đối chiếu tổng giá trị tồn kho.
Có trường hợp tổng tiền vẫn bằng nhau nhưng mã A thiếu 100 sản phẩm, mã B lại thừa 100 sản phẩm.
2️⃣ KIỂM TRA HÀNG NHẬP – XUẤT SÁT NGÀY KHÓA SỔ
Đây là điểm rất dễ lệch số liệu.
Ví dụ:
31/12: Kho logistics đã xuất hàng
nhưng
02/01: Kế toán mới nhận dữ liệu.
Nếu không kiểm tra thời điểm phát sinh thực tế, nghiệp vụ có thể bị ghi nhận sai kỳ.
👉 Kế toán nên đặc biệt rà soát các giao dịch vài ngày trước và sau ngày khóa sổ:
PHIẾU NHẬP → PHIẾU XUẤT → GIAO HÀNG → HÓA ĐƠN → ĐƠN HÀNG → DỮ LIỆU HỆ THỐNG.
3️⃣ XÁC ĐỊNH HÀNG VẪN THUỘC QUYỀN CỦA AI
Không phải cứ đưa hàng sang kho bên thứ ba là phải ghi giảm hàng tồn kho.
Kế toán cần đọc lại hợp đồng để xác định:
CHỈ GỬI LƯU KHO?
GỬI BÁN?
GỬI ĐẠI LÝ?
GỬI GIA CÔNG?
ĐÃ GIAO CHO KHÁCH HÀNG?
📌 Vị trí vật lý của hàng và việc doanh nghiệp còn quyền kiểm soát/quyền sở hữu đối với hàng hóa là hai vấn đề cần phân biệt.
4️⃣ ĐỐI CHIẾU HÀNG HƯ HỎNG – THIẾU – MẤT
Báo cáo kho có thể ghi:
TỒN: 5.000 SẢN PHẨM
nhưng bên trong có:
4.800 HÀNG TỐT
100 HÀNG HƯ
50 HÀNG CHỜ XỬ LÝ
50 HÀNG KHÔNG XÁC ĐỊNH ĐƯỢC VỊ TRÍ.
Nếu kế toán chỉ lấy con số 5.000 thì chưa phản ánh đầy đủ tình trạng thực tế.
👉 Cần lập biên bản, xác định nguyên nhân và trách nhiệm của doanh nghiệp – đơn vị kho – vận chuyển – bảo hiểm nếu phát sinh tổn thất.
5️⃣ ĐỐI CHIẾU HÀNG ĐÃ GIAO NHƯNG CHƯA CẬP NHẬT HỆ THỐNG
Đặc biệt với fulfillment và bán hàng online, dữ liệu có thể chạy qua nhiều hệ thống:
SÀN TMĐT
→ PHẦN MỀM BÁN HÀNG
→ KHO FULFILLMENT
→ ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN
→ PHẦN MỀM KẾ TOÁN.
Chỉ cần một hệ thống cập nhật chậm, doanh nghiệp có thể xuất hiện:
HÀNG ĐÃ GIAO NHƯNG VẪN CÒN TỒN
hoặc
HÀNG KHÁCH TRẢ LẠI NHƯNG CHƯA GHI TĂNG KHO.
6️⃣ KIỂM TRA HÀNG ĐANG VẬN CHUYỂN GIỮA HAI KHO
Ví dụ ngày cuối kỳ:
Kho A báo đã xuất 1.000 sản phẩm.
Kho B chưa nhận được.
Vậy 1.000 sản phẩm đang ở đâu?
📌 Kế toán phải xác định đây là hàng đang vận chuyển, không được để số lượng này “biến mất” giữa hai báo cáo kho.
Cần đối chiếu:
PHIẾU XUẤT → BIÊN BẢN BÀN GIAO → ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN → THỜI ĐIỂM KHO ĐÍCH NHẬN HÀNG.
7️⃣ ĐỐI CHIẾU PHÍ LƯU KHO VỚI LƯỢNG HÀNG THỰC TẾ
Đây là bước nhiều kế toán bỏ qua.
Nếu đơn vị kho xuất hóa đơn:
PHÍ LƯU KHO THÁNG 12: 80 TRIỆU
kế toán nên đối chiếu:
SỐ PALLET/CBM → SỐ NGÀY LƯU → ĐƠN GIÁ → LƯỢNG HÀNG → BẢNG ĐỐI SOÁT.
Việc này vừa kiểm soát chi phí, vừa tạo thêm hồ sơ chứng minh hàng thực tế đang được lưu tại kho bên thứ ba.
🚨 8. CUỐI NĂM NÊN CÓ XÁC NHẬN TỒN KHO
Đối với lượng hàng có giá trị lớn gửi tại bên thứ ba, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê hoặc đối chiếu/xác nhận tồn kho phù hợp.
Một bảng xác nhận nên thể hiện:
NGÀY CHỐT SỐ LIỆU
MÃ/TÊN HÀNG
SỐ LƯỢNG
ĐƠN VỊ TÍNH
TÌNH TRẠNG HÀNG
CHÊNH LỆCH NẾU CÓ
XÁC NHẬN CỦA CÁC BÊN.
Nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân trước khi điều chỉnh sổ.
✅ CHECKLIST CUỐI KỲ
Kế toán nên đối chiếu:
① SỔ KẾ TOÁN
↔ ② BÁO CÁO TỒN KHO BÊN THỨ BA
↔ ③ PHIẾU NHẬP – XUẤT
↔ ④ ĐƠN HÀNG – GIAO NHẬN
↔ ⑤ HÀNG ĐANG VẬN CHUYỂN
↔ ⑥ HÀNG TRẢ LẠI
↔ ⑦ HÀNG HƯ HỎNG/MẤT MÁT
↔ ⑧ PHÍ LƯU KHO
↔ ⑨ BIÊN BẢN/XÁC NHẬN TỒN KHO.
📌 ĐIỂM CẦN NHỚ
Hàng gửi kho bên thứ ba rất dễ tạo ra tình trạng:
KHO BÁO MỘT SỐ → KẾ TOÁN GHI MỘT SỐ → PHẦN MỀM BÁN HÀNG LẠI RA MỘT SỐ KHÁC.
Đừng đợi đến cuối năm mới xử lý.
Doanh nghiệp nên đối chiếu định kỳ theo chuỗi:
TỒN ĐẦU → NHẬP → XUẤT → HÀNG ĐANG ĐI ĐƯỜNG → HÀNG TRẢ LẠI → HÀNG HƯ HỎNG → TỒN THỰC TẾ.
👉 Mục tiêu cuối cùng là:
HÀNG THỰC TẾ ↔ HỒ SƠ KHO ↔ SỔ KẾ TOÁN ↔ GIÁ VỐN ↔ DOANH THU
phải có thể giải trình được với nhau.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #HangTonKho #KhoLogistics #KhoBenThuBa #KiemKeKho #KeToanKho #Logistics #BaoCaoTaiChinh #QuyetToanThue
đánh giá (0 đánh giá)
