Từ 01/03/2027, Luật 11/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan chính thức có hiệu lực.
Trong xu hướng hải quan số – kết nối dữ liệu – quản lý rủi ro và quản lý tuân thủ, doanh nghiệp xuất nhập khẩu không nên chỉ quan tâm đến phần mềm khai hải quan.
👉 Quan trọng hơn là phải xây dựng được MỘT HỆ THỐNG DỮ LIỆU ĐÚNG – ĐỦ – THỐNG NHẤT – CÓ THỂ TRUY XUẤT.
📦 1. CHUẨN HÓA DANH MỤC HÀNG HÓA
Mỗi mặt hàng nên có một bộ dữ liệu chuẩn:
MÃ HÀNG → TÊN HÀNG → MÔ TẢ → MÃ HS → ĐƠN VỊ TÍNH → XUẤT XỨ → THUẾ SUẤT → CHÍNH SÁCH MẶT HÀNG.
⚠️ Hạn chế tình trạng cùng một sản phẩm nhưng:
BỘ PHẬN MUA HÀNG GỌI MỘT TÊN → KHO GỌI MỘT TÊN → KẾ TOÁN GỌI MỘT TÊN → HẢI QUAN KHAI MỘT TÊN KHÁC.
📑 2. SỐ HÓA HỒ SƠ THEO TỪNG LÔ HÀNG
Mỗi lô xuất nhập khẩu nên có một mã hồ sơ để liên kết:
CONTRACT → INVOICE → PACKING LIST → BILL OF LADING → C/O → GIẤY PHÉP → TỜ KHAI → CHỨNG TỪ NỘP THUẾ → HỒ SƠ GIAO NHẬN.
👉 Khi cần kiểm tra một tờ khai, doanh nghiệp phải có khả năng truy ngược toàn bộ bộ hồ sơ liên quan.
Không nên để:
INVOICE Ở EMAIL → C/O Ở MÁY NHÂN VIÊN → TỜ KHAI Ở PHẦN MỀM → CHỨNG TỪ KHO Ở FILE EXCEL KHÁC.
🔗 3. LIÊN KẾT HẢI QUAN – KHO – KẾ TOÁN
Đây là phần doanh nghiệp nên ưu tiên.
Dữ liệu cần có khả năng đối chiếu:
TỜ KHAI HẢI QUAN
↔ HÀNG NHẬP/XUẤT KHO
↔ HÓA ĐƠN
↔ CÔNG NỢ
↔ NGÂN HÀNG
↔ SỔ KẾ TOÁN.
📌 Mục tiêu là hạn chế việc cùng một giao dịch nhưng mỗi hệ thống lại ghi nhận một số liệu khác nhau mà không có nguyên nhân rõ ràng.
🏷️ 4. XÂY DỰNG “MASTER DATA” CHO MÃ HS
Không nên để mỗi nhân viên tự nhớ mã HS của từng mặt hàng.
Doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục:
MÃ SẢN PHẨM → MÔ TẢ KỸ THUẬT → MÃ HS ĐANG ÁP DỤNG → CĂN CỨ PHÂN LOẠI → LỊCH SỬ THAY ĐỔI.
👉 Nếu cùng một mặt hàng từng sử dụng các mã HS khác nhau, cần lưu lại lý do và căn cứ thay vì chỉ sửa trực tiếp trên file.
🌏 5. QUẢN LÝ RIÊNG DỮ LIỆU XUẤT XỨ
Đối với hàng hóa sử dụng ưu đãi thuế quan, nên quản lý:
NƯỚC XUẤT XỨ → LOẠI C/O/CHỨNG TỪ XUẤT XỨ → FTA → TIÊU CHÍ XUẤT XỨ → SỐ CHỨNG TỪ → NGÀY CẤP → LÔ HÀNG LIÊN QUAN.
⚠️ Không nên chỉ lưu một file PDF C/O mà không biết chứng từ đó đang được sử dụng cho tờ khai nào.
🔄 6. LƯU LỊCH SỬ THAY ĐỔI VÀ KHAI BỔ SUNG
Hệ thống nên trả lời được:
AI SỬA? → SỬA NGÀY NÀO? → DỮ LIỆU CŨ LÀ GÌ? → DỮ LIỆU MỚI LÀ GÌ? → VÌ SAO SỬA? → HỒ SƠ NÀO LÀM CĂN CỨ?
Điều này đặc biệt quan trọng khi phát sinh:
KHAI BỔ SUNG → ĐIỀU CHỈNH MÃ HS → TRỊ GIÁ → SỐ LƯỢNG → XUẤT XỨ → THUẾ.
Theo Luật mới, đối với hàng đã thông quan, một số trường hợp được khai bổ sung trong 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước các thời điểm kiểm tra, thanh tra theo quy định.
🔐 7. PHÂN QUYỀN VÀ KIỂM SOÁT DỮ LIỆU
Không nên để tất cả nhân viên đều có quyền:
THÊM → SỬA → XÓA → DUYỆT
toàn bộ dữ liệu.
Doanh nghiệp nên phân quyền:
NGƯỜI NHẬP DỮ LIỆU → NGƯỜI KIỂM TRA → NGƯỜI PHÊ DUYỆT → NGƯỜI QUẢN TRỊ HỆ THỐNG.
Đồng thời cần có cơ chế sao lưu, bảo mật và lưu lịch sử thao tác để bảo vệ dữ liệu.
📊 8. TẠO CẢNH BÁO RỦI RO TỰ ĐỘNG
Nếu có điều kiện, hệ thống nội bộ nên tự cảnh báo khi phát hiện:
MỘT MẶT HÀNG – NHIỀU MÃ HS
TRỊ GIÁ BIẾN ĐỘNG BẤT THƯỜNG
C/O SẮP HẾT/THIẾU THÔNG TIN
TỜ KHAI CHƯA HOÀN TẤT
HÀNG ĐÃ VỀ NHƯNG CHƯA NHẬP KHO
HÀNG ĐÃ XUẤT NHƯNG HỒ SƠ CHƯA ĐỦ
TỜ KHAI ĐÃ KHAI BỔ SUNG NHIỀU LẦN.
👉 Không nhất thiết phải đầu tư ngay một hệ thống ERP rất lớn. Quan trọng là dữ liệu phải có cấu trúc và có quy trình kiểm soát.
🚨 DOANH NGHIỆP NÊN LÀM GÌ NGAY TỪ 2026?
Có thể bắt đầu theo thứ tự:
LÀM SẠCH DANH MỤC HÀNG HÓA
→ CHUẨN HÓA MÃ HS
→ SỐ HÓA HỒ SƠ XUẤT NHẬP KHẨU
→ LIÊN KẾT TỜ KHAI – KHO – KẾ TOÁN
→ LƯU LỊCH SỬ THAY ĐỔI
→ PHÂN QUYỀN NHÂN VIÊN
→ THIẾT LẬP CẢNH BÁO
→ KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾU DỮ LIỆU ĐỊNH KỲ.
✅ ĐIỂM CẦN NHỚ
Chuẩn bị cho hải quan số không có nghĩa là chỉ:
“MUA THÊM MỘT PHẦN MỀM.”
Điều quan trọng hơn là:
DỮ LIỆU ĐÚNG → DỮ LIỆU ĐỦ → DỮ LIỆU THỐNG NHẤT → TRUY XUẤT ĐƯỢC → KIỂM SOÁT ĐƯỢC NGƯỜI THAY ĐỔI.
📌 Một doanh nghiệp có phần mềm hiện đại nhưng mã HS sai, dữ liệu kho lệch, chứng từ nằm rải rác và không truy được lịch sử thay đổi thì vẫn tiềm ẩn rủi ro khi quản lý hải quan ngày càng dựa trên dữ liệu.
HẢI QUAN CÀNG SỐ HÓA → DOANH NGHIỆP CÀNG PHẢI “LÀM SẠCH” DỮ LIỆU CỦA MÌNH.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #HaiQuanSo #HaiQuanThongMinh #Luat11_2026_QH16 #XuatNhapKhau #Logistics #DuLieuHaiQuan #MaHS #QuanLyRuiRo #KeToanXuatNhapKhau
đánh giá (0 đánh giá)
