Doanh nghiệp logistics, xuất nhập khẩu thường phát sinh rất nhiều khoản như cước vận chuyển, phí THC, handling, DEM/DET, lưu container, lưu bãi, khai hải quan, nâng hạ... Có hóa đơn là quan trọng, nhưng chỉ có hóa đơn chưa chắc đã đủ để chứng minh toàn bộ chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Kế toán nên lưu hồ sơ theo từng shipment để chứng minh giao dịch thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động kinh doanh.
📌 1. HỢP ĐỒNG – BÁO GIÁ – ĐƠN ĐẶT HÀNG
Đây là nhóm chứng từ giúp chứng minh quan hệ giao dịch và nội dung dịch vụ giữa các bên.
Nên lưu:
HỢP ĐỒNG → PHỤ LỤC → BÁO GIÁ → BOOKING/ĐƠN ĐẶT DỊCH VỤ → THỎA THUẬN CƯỚC VÀ PHỤ PHÍ.
👉 Đặc biệt với các khoản phí lớn hoặc phát sinh bất thường, hợp đồng và thỏa thuận giá là hồ sơ rất quan trọng.
🚢 2. CHỨNG TỪ CỦA TỪNG SHIPMENT
Tùy loại hình vận chuyển, kế toán nên tập hợp:
BILL OF LADING/AWB → BOOKING CONFIRMATION → DELIVERY ORDER → PACKING LIST → COMMERCIAL INVOICE → POD/BIÊN BẢN GIAO NHẬN.
Đây là nhóm tài liệu giúp chứng minh lô hàng và hoạt động vận chuyển thực tế tồn tại, thay vì chỉ có một hóa đơn dịch vụ.
🛃 3. HỒ SƠ HẢI QUAN
Đối với hàng xuất nhập khẩu, nên lưu:
TỜ KHAI HẢI QUAN → CHỨNG TỪ THÔNG QUAN → CHỨNG TỪ NỘP THUẾ → HỒ SƠ LIÊN QUAN ĐẾN LÔ HÀNG.
📌 Khi kiểm tra, việc đối chiếu giữa tờ khai – vận đơn – hóa đơn – chi phí logistics giúp doanh nghiệp giải trình rõ khoản chi thuộc shipment nào.
🧾 4. HÓA ĐƠN VÀ DEBIT NOTE
Kế toán cần lưu đầy đủ:
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ → DEBIT NOTE → BẢNG KÊ PHỤ PHÍ → BẢNG ĐỐI SOÁT.
Ví dụ một debit note có:
OCEAN FREIGHT → THC → HANDLING → DOCUMENTATION → DEM/DET
thì nên đối chiếu được từng khoản với hợp đồng, shipment và hóa đơn tương ứng.
💳 5. CHỨNG TỪ THANH TOÁN
Đây là nhóm hồ sơ không nên bỏ sót, đặc biệt với những khoản chi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về thuế.
Nên lưu:
ỦY NHIỆM CHI → SAO KÊ NGÂN HÀNG → GIẤY BÁO NỢ → CHỨNG TỪ CHUYỂN TIỀN QUỐC TẾ → HỒ SƠ THANH TOÁN HỘ NẾU CÓ.
👉 Hóa đơn hợp lệ nhưng phương thức thanh toán không đáp ứng điều kiện tương ứng vẫn có thể tạo rủi ro về thuế.
⚠️ 6. PHÍ BẤT THƯỜNG NÊN CÓ HỒ SƠ GIẢI TRÌNH
Các khoản như:
DEM/DET → LƯU CONTAINER → LƯU BÃI → PHÍ SỬA CONTAINER → PHÍ PHÁT SINH DO CHẬM GIAO NHẬN
nên có thêm tài liệu chứng minh nguyên nhân phát sinh và mối liên hệ với hoạt động kinh doanh.
Không nên để hồ sơ chỉ còn:
1 HÓA ĐƠN + 1 CHỨNG TỪ THANH TOÁN
nhưng không xác định được khoản phí thuộc lô hàng nào và tại sao phát sinh.
✅ CÁCH LƯU HỒ SƠ DỄ KIỂM TRA NHẤT
Thay vì lưu riêng từng loại chứng từ, kế toán logistics nên tạo một bộ hồ sơ cho từng shipment:
HỢP ĐỒNG/BOOKING → COMMERCIAL INVOICE → PACKING LIST → BILL/AWB → TỜ KHAI HẢI QUAN → GIAO NHẬN/POD → DEBIT NOTE → HÓA ĐƠN → CHỨNG TỪ THANH TOÁN → HỒ SƠ PHỤ PHÍ.
👉 Khi quyết toán thuế, doanh nghiệp có thể nhanh chóng chứng minh:
CHI PHÍ NÀY CỦA LÔ HÀNG NÀO? → PHÁT SINH VÌ SAO? → AI CUNG CẤP? → CÓ HÓA ĐƠN KHÔNG? → ĐÃ THANH TOÁN THẾ NÀO?
📌 Điểm cần nhớ: Đối với chi phí logistics, đừng chỉ lưu hóa đơn. Một bộ hồ sơ có tính liên kết từ hợp đồng → shipment → giao nhận → hóa đơn → thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở giải trình tốt hơn khi cơ quan thuế kiểm tra.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #DichVuKeKhaiThue #ChungTuLogistics #KeToanLogistics #QuyetToanThue #ChiPhiDoanhNghiep #XuatNhapKhau #Logistics #Forwarder #KeToanThue #HaiQuan
đánh giá (0 đánh giá)
