Chi phí tiếp khách, công tác phí, quảng cáo và marketing là những khoản phát sinh rất phổ biến nhưng cũng dễ khiến kế toán băn khoăn khi quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp có thể chi tiền thật, có hóa đơn đầy đủ nhưng khoản chi vẫn có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ nếu thiếu hồ sơ chứng minh, không liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc phương thức thanh toán không đáp ứng điều kiện. Năm 2026, doanh nghiệp cần rà soát các khoản này theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.
🍽️ 1. CHI PHÍ TIẾP KHÁCH CÓ ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ?
Về nguyên tắc, chi phí tiếp khách phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Điểm cần lưu ý là doanh nghiệp không nên tiếp tục áp dụng máy móc quan niệm “chi phí tiếp khách, quảng cáo bị khống chế 15%”. Quy định khống chế theo tỷ lệ này đã được bãi bỏ từ trước.
📌 Điều quan trọng hiện nay là doanh nghiệp phải chứng minh được khoản chi có thực, phục vụ hoạt động kinh doanh và có hồ sơ, hóa đơn, chứng từ phù hợp.
🧾 2. CÓ HÓA ĐƠN NHÀ HÀNG NHƯNG VẪN CÓ THỂ GẶP RỦI RO
Ví dụ công ty có hóa đơn tiếp khách giá trị lớn nhưng hồ sơ không thể hiện tiếp khách nào, phục vụ công việc gì hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh nào.
Một hóa đơn nhà hàng đứng tên doanh nghiệp không tự động chứng minh toàn bộ bản chất của khoản chi.
Với các khoản tiếp khách đáng kể, doanh nghiệp nên có căn cứ nội bộ phù hợp như đề nghị thanh toán, nội dung tiếp khách, bộ phận thực hiện, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan đến giao dịch/công việc, tùy từng trường hợp.
⚠️ Những khoản ăn uống mang tính cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc người lao động nhưng đưa hóa đơn về công ty là nhóm cần đặc biệt thận trọng.
✈️ 3. CÔNG TÁC PHÍ – ĐỪNG CHỈ GIỮ VÉ MÁY BAY VÀ HÓA ĐƠN KHÁCH SẠN
Một bộ hồ sơ công tác nên thể hiện được ai đi – đi đâu – thời gian nào – mục đích gì – phục vụ hoạt động nào của doanh nghiệp.
📄 Tùy trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm quyết định hoặc đề nghị cử đi công tác, lịch trình, vé máy bay/vé tàu xe, hóa đơn khách sạn, chứng từ thanh toán, hồ sơ tạm ứng – hoàn ứng và tài liệu chứng minh công việc đã thực hiện.
Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ khoán công tác phí, phụ cấp đi lại hoặc lưu trú, nên quy định rõ trong quy chế tài chính, quy chế công tác phí hoặc hồ sơ nội bộ phù hợp.
🚗 4. CHI PHÍ ĐI LẠI, TAXI, GRAB… CẦN CHỨNG MINH MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Các khoản taxi, xe công nghệ, phí cầu đường, gửi xe hoặc thuê phương tiện có thể phát sinh liên tục trong quá trình công tác.
Rủi ro xuất hiện khi kế toán tập hợp rất nhiều chứng từ nhưng không xác định được chuyến đi phục vụ công việc nào, hoặc phát sinh vào thời gian, địa điểm không phù hợp với lịch công tác.
👉 Doanh nghiệp nên liên kết chi phí với lịch công tác, nhân viên thực hiện và mục đích chuyến đi, đặc biệt đối với khoản phát sinh thường xuyên hoặc giá trị lớn.
📢 5. CHI PHÍ QUẢNG CÁO – MARKETING: CÓ HÓA ĐƠN CHƯA CHẮC ĐÃ ĐỦ
Quảng cáo trên Facebook, Google, TikTok, thuê agency, KOL/KOC, thiết kế nội dung, quay video hoặc tổ chức chương trình marketing thường là dịch vụ vô hình.
Vì vậy, ngoài hóa đơn và chứng từ thanh toán, doanh nghiệp nên lưu bằng chứng dịch vụ thực tế đã được thực hiện như:
📌 Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng;
📌 Kế hoạch/chương trình quảng cáo;
📌 Báo cáo chiến dịch;
📌 Dữ liệu quảng cáo;
📌 Link, hình ảnh hoặc sản phẩm nội dung;
📌 Biên bản nghiệm thu;
📌 Chứng từ thanh toán.
Một hóa đơn ghi chung chung “dịch vụ marketing” với giá trị lớn nhưng không có bất kỳ tài liệu nào chứng minh chiến dịch thực tế sẽ khó giải trình hơn một bộ hồ sơ đầy đủ.
🌐 6. QUẢNG CÁO TRÊN NỀN TẢNG NƯỚC NGOÀI CÀNG CẦN KIỂM TRA KỸ
Doanh nghiệp chạy quảng cáo trên các nền tảng xuyên biên giới cần lưu ý thêm về chứng từ giao dịch, chủ thể cung cấp dịch vụ, hóa đơn/chứng từ được cung cấp, phương thức thanh toán và nghĩa vụ thuế liên quan đến nhà cung cấp nước ngoài tùy mô hình giao dịch.
Kế toán không nên chỉ lấy sao kê thẻ tín dụng hoặc ảnh chụp tài khoản quảng cáo rồi mặc định toàn bộ số tiền đều đủ điều kiện thuế.
💳 7. THANH TOÁN TIỀN MẶT – ĐỪNG QUÊN NGƯỠNG 5 TRIỆU ĐỒNG
Đây là điểm đặc biệt quan trọng trong năm 2026.
Theo quy định thuế TNDN hiện hành, đối với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp pháp luật quy định riêng.
🚨 Vì vậy, hóa đơn nhà hàng, khách sạn, vé, dịch vụ quảng cáo hoặc các khoản chi khác dù đầy đủ nhưng nếu thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt mà doanh nghiệp lại trả tiền mặt thì có thể phát sinh rủi ro về điều kiện chi phí được trừ.
👤 8. NHÂN VIÊN TỰ TRẢ TIỀN RỒI CÔNG TY HOÀN LẠI – PHẢI CÓ HỒ SƠ
Tình huống này đặc biệt phổ biến với công tác phí và tiếp khách.
Nhân viên dùng thẻ/tài khoản cá nhân thanh toán khách sạn, nhà hàng hoặc vé máy bay rồi công ty hoàn tiền sau.
Doanh nghiệp cần có hồ sơ chứng minh nhân viên được giao hoặc ủy quyền thanh toán thay, chứng từ nhân viên đã thanh toán, đề nghị hoàn ứng và chứng từ doanh nghiệp hoàn trả theo quy định.
👉 Đừng để cuối năm kế toán chỉ còn hóa đơn + phiếu chi, nhưng không còn bằng chứng về dòng tiền và mục đích khoản chi.
🚨 9. 6 TRƯỜNG HỢP DỄ KHIẾN CHI PHÍ GẶP RỦI RO
❌ Chi phí mang tính cá nhân nhưng đưa vào công ty;
❌ Có hóa đơn nhưng không chứng minh được mục đích kinh doanh;
❌ Quảng cáo/marketing giá trị lớn nhưng không có bằng chứng dịch vụ thực tế;
❌ Công tác phí không có hồ sơ chứng minh chuyến công tác;
❌ Thanh toán không đáp ứng điều kiện không dùng tiền mặt;
❌ Nhân viên thanh toán hộ nhưng hồ sơ ủy quyền – hoàn ứng không rõ ràng.
✅ CHECKLIST TRƯỚC KHI HẠCH TOÁN
Kế toán nên kiểm tra theo chuỗi:
MỤC ĐÍCH KINH DOANH → QUY CHẾ/PHÊ DUYỆT → HỢP ĐỒNG/ĐỀ NGHỊ → HÓA ĐƠN → BẰNG CHỨNG DỊCH VỤ → THANH TOÁN → HẠCH TOÁN
👉 Điểm cần nhớ: Chi phí tiếp khách, công tác và quảng cáo không phải cứ “nhiều” là bị loại. Điều doanh nghiệp cần quan tâm là khoản chi có thực sự phục vụ kinh doanh, hồ sơ có chứng minh được giao dịch và phương thức thanh toán có đáp ứng quy định hay không. Chuẩn bị hồ sơ ngay khi phát sinh luôn an toàn hơn việc đợi đến lúc quyết toán mới tìm chứng từ.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #DichVuKeKhaiThue #ThueTNDN #ChiPhiDuocTru #ChiPhiTiepKhach #CongTacPhi #ChiPhiQuangCao #KeToanThue #QuyetToanThue #ThongTu20 #NghiDinh320 #DoanhNghiepa
đánh giá (0 đánh giá)
