Chi phí được trừ là một trong những nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập chịu thuế và số thuế TNDN doanh nghiệp phải nộp. Năm 2026, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý quy định của Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Một điểm rất đáng chú ý là điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt đối với nhiều khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.
📌 1. 3 ĐIỀU KIỆN CƠ BẢN ĐỂ MỘT KHOẢN CHI ĐƯỢC TRỪ
Về nguyên tắc, trừ các khoản thuộc nhóm không được trừ, doanh nghiệp được tính khoản chi vào chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định; và đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp thuộc diện áp dụng.
👉 Vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu đơn giản rằng “có hóa đơn đầu vào = chắc chắn được tính chi phí”. Hóa đơn chỉ là một phần của bộ hồ sơ chứng minh khoản chi.
🧾 2. CHI PHÍ MUA HÀNG HÓA, NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ DỊCH VỤ
Các khoản mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vận chuyển, thuê kho, thuê văn phòng, điện nước, phần mềm, dịch vụ kế toán, quảng cáo, marketing, sửa chữa... có thể được tính vào chi phí được trừ nếu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng đầy đủ điều kiện.
📄 Tùy giao dịch, doanh nghiệp nên lưu theo chuỗi: hợp đồng/đơn đặt hàng → giao nhận/nghiệm thu → hóa đơn → chứng từ thanh toán → nhập kho hoặc chứng minh sử dụng dịch vụ → hạch toán kế toán.
💳 3. TỪ 5 TRIỆU ĐỒNG TRỞ LÊN – ĐẶC BIỆT KIỂM TRA PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Đây là điểm kế toán cần cập nhật. Đối với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, quy định hiện hành đặt ra điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi đáp ứng điều kiện được trừ, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định.
⚠️ Do đó, doanh nghiệp nên thay đổi quy trình kiểm soát thanh toán ngay từ đầu. Khi một khoản chi đạt ngưỡng, kế toán cần kiểm tra phương thức thanh toán trước khi thủ quỹ hoặc nhân viên thực hiện chi tiền, thay vì chờ đến cuối năm mới rà soát.
🏦 4. ĐÃ HẠCH TOÁN CHI PHÍ NHƯNG CHƯA THANH TOÁN THÌ SAO?
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán thì vẫn có trường hợp được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng hồ sơ theo quy định. Tuy nhiên, đến khi thực tế thanh toán, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt.
Nếu sau đó doanh nghiệp thanh toán nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần không đáp ứng điều kiện vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.
👥 5. TIỀN LƯƠNG, TIỀN CÔNG VÀ CÁC KHOẢN CHI CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG
Tiền lương, tiền công và các khoản liên quan đến người lao động có thể được tính vào chi phí nếu thực tế phát sinh, có hồ sơ phù hợp và không thuộc khoản chi không được trừ.
Hồ sơ nên có sự liên kết giữa hợp đồng lao động → bảng chấm công/dữ liệu xác nhận công việc → bảng lương → quyết định hoặc quy chế đối với khoản thưởng, phụ cấp → chứng từ thanh toán → hồ sơ thuế TNCN và các tài liệu liên quan.
Đáng chú ý, Bộ Tài chính đã hướng dẫn rằng với tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần lưu ý chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
🚗 6. CÔNG TÁC PHÍ, TIẾP KHÁCH, QUẢNG CÁO, MARKETING CÓ ĐƯỢC TRỪ KHÔNG?
Không nên mặc định rằng các khoản này cứ phát sinh là bị loại. Nếu khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh, có hồ sơ chứng minh, hóa đơn/chứng từ phù hợp và đáp ứng điều kiện thanh toán, doanh nghiệp có cơ sở xác định chi phí theo quy định.
Ví dụ với công tác phí, hồ sơ nên thể hiện quyết định/cử đi công tác, quy chế tài chính hoặc quy chế công tác phí, vé – hóa đơn lưu trú – chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan đến chuyến công tác.
Với quảng cáo hoặc marketing, đặc biệt là các hợp đồng có giá trị lớn, nên lưu thêm hợp đồng, kế hoạch triển khai, báo cáo kết quả, dữ liệu quảng cáo, biên bản nghiệm thu để chứng minh dịch vụ thực tế đã được cung cấp.
👤 7. MUA HÀNG CỦA CÁ NHÂN, HỘ KINH DOANH KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG CẦN “HÓA ĐƠN ĐỎ”
Pháp luật có quy định hồ sơ riêng đối với một số trường hợp mua nông, lâm, thủy sản của người trực tiếp sản xuất/đánh bắt; sản phẩm thủ công; phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra và một số giao dịch với hộ, cá nhân kinh doanh.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm chứng từ chi trả, hóa đơn/chứng từ theo quy định và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ Mẫu số 02/TNDN. Với giá trị thuộc ngưỡng quy định, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cũng phải được kiểm tra.
⚠️ 8. NHỮNG KHOẢN CHI DỄ BỊ LOẠI KHI QUYẾT TOÁN
Doanh nghiệp nên đặc biệt kiểm tra những khoản có hóa đơn nhưng không chứng minh được giao dịch thực tế; chi phí cá nhân của chủ doanh nghiệp đưa vào công ty; chứng từ thanh toán không đáp ứng điều kiện; tiền lương – thưởng thiếu hồ sơ; khấu hao không đúng quy định; khoản trích trước hoặc dự phòng không đúng điều kiện; tiền phạt vi phạm hành chính; hoặc các khoản chi thuộc danh mục không được trừ.
🔎 Đặc biệt, đừng tạo hồ sơ chỉ để “đủ giấy tờ”. Khi kiểm tra, điều quan trọng là hợp đồng, hóa đơn, giao nhận/nghiệm thu, dòng tiền và hạch toán phải phản ánh cùng một giao dịch thực tế.
✅ CHECKLIST CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ NĂM 2026
Trước khi hạch toán một khoản chi lớn, kế toán nên tự kiểm tra: Chi phí có phục vụ kinh doanh không? → Có hóa đơn/chứng từ đúng quy định không? → Có hợp đồng và hồ sơ chứng minh giao dịch không? → Phương thức thanh toán đã đúng chưa? → Khoản chi có thuộc nhóm không được trừ không? → Thời điểm ghi nhận có đúng kỳ không?
👉 Nguyên tắc quan trọng: Đừng đợi đến lúc quyết toán thuế TNDN mới kiểm tra chi phí. Doanh nghiệp nên quản lý ngay từ lúc PHÁT SINH GIAO DỊCH → HỒ SƠ → HÓA ĐƠN → THANH TOÁN → HẠCH TOÁN → QUYẾT TOÁN THUẾ. Làm đúng từ đầu sẽ hạn chế đáng kể nguy cơ có chi phí thực tế nhưng cuối cùng lại không đủ điều kiện được trừ.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #DichVuKeKhaiThue #ThueTNDN #ChiPhiDuocTru #ThongTu20 #NghiDinh320 #QuyetToanThue #KeToanThue #KeKhaiThue #DoanhNghiep #ChinhSachThue2026
đánh giá (0 đánh giá)
