“Không có hóa đơn thì có được đưa vào chi phí không?” là câu hỏi rất thường gặp khi doanh nghiệp mua hàng của cá nhân, thuê dịch vụ nhỏ lẻ, mua nông sản, phế liệu hoặc phát sinh những khoản chi mà bên bán không cung cấp hóa đơn. Kế toán cần phân biệt rõ ghi nhận chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là hai vấn đề không hoàn toàn giống nhau. Không phải cứ thiếu hóa đơn là tự động bị loại, nhưng cũng không thể chỉ lập phiếu chi hoặc bảng kê nội bộ để hợp thức hóa mọi khoản chi.
📌 1. NGUYÊN TẮC ĐẦU TIÊN: XÁC ĐỊNH VÌ SAO KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN
Khi nhận một khoản chi không có hóa đơn, kế toán không nên xử lý ngay mà cần xác định người bán là ai, loại hàng hóa/dịch vụ gì, giao dịch thực tế phát sinh thế nào và trường hợp đó pháp luật có yêu cầu người bán phải lập hóa đơn hay không.
Nếu bên bán thuộc trường hợp phải xuất hóa đơn nhưng doanh nghiệp không lấy hóa đơn, việc tự lập phiếu chi, hợp đồng hoặc bảng kê không đương nhiên thay thế được hóa đơn theo quy định.
👉 Vì vậy, cần phân biệt giữa “không lấy được hóa đơn” và “trường hợp pháp luật cho phép sử dụng hồ sơ/chứng từ khác”.
👤 2. MUA HÀNG CỦA CÁ NHÂN – KHÔNG PHẢI TRƯỜNG HỢP NÀO CŨNG XỬ LÝ GIỐNG NHAU
Theo quy định thuế TNDN hiện hành, một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có cơ chế hồ sơ riêng, chẳng hạn mua nông, lâm, thủy sản của người trực tiếp sản xuất hoặc đánh bắt; sản phẩm thủ công do người sản xuất trực tiếp bán; phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra và một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh.
📄 Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp thay vì mặc định “cá nhân bán thì chỉ cần bảng kê”.
📋 3. KHI NÀO CẦN LẬP BẢNG KÊ MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ?
Đối với những trường hợp thuộc diện được lập bảng kê theo quy định, doanh nghiệp có thể phải sử dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.
Bảng kê cần phản ánh đúng người bán, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá trị, thời điểm mua và thông tin cần thiết theo mẫu.
⚠️ Bảng kê không phải là “hóa đơn thay thế” để doanh nghiệp sử dụng tùy ý. Chỉ những giao dịch thuộc đúng phạm vi pháp luật quy định mới có thể áp dụng hồ sơ này.
📄 4. CHỈ CÓ BẢNG KÊ + PHIẾU CHI ĐÃ ĐỦ CHƯA?
Không nên hiểu như vậy.
Doanh nghiệp vẫn cần chứng minh giao dịch thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tùy nghiệp vụ, hồ sơ có thể bao gồm:
✔️ Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán;
✔️ Bảng kê theo mẫu nếu thuộc trường hợp áp dụng;
✔️ Biên bản giao nhận;
✔️ Phiếu nhập kho;
✔️ Chứng từ thanh toán;
✔️ Thông tin người bán;
✔️ Hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cần thiết;
✔️ Các tài liệu chứng minh hàng hóa/dịch vụ đã thực tế được sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
👉 Nguyên tắc vẫn là hồ sơ phải kể được toàn bộ câu chuyện của giao dịch, không phải chỉ có một chứng từ được lập để đủ thủ tục.
💳 5. KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN VẪN PHẢI LƯU Ý ĐIỀU KIỆN THANH TOÁN
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt cập nhật trong năm 2026.
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để xác định chi phí được trừ, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.
⚠️ Vì vậy, việc một giao dịch thuộc trường hợp không phải có hóa đơn không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể mặc nhiên thanh toán bằng tiền mặt.
🏠 6. THUÊ TÀI SẢN CỦA CÁ NHÂN CẦN XỬ LÝ RIÊNG
Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà, kho, mặt bằng, phương tiện hoặc tài sản của cá nhân, kế toán không nên áp dụng máy móc cách xử lý giống mua hàng hóa thông thường.
Hồ sơ cần căn cứ vào hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, trách nhiệm khai/nộp thuế theo thỏa thuận và quy định áp dụng đối với hoạt động cho thuê tài sản.
📌 Nếu hợp đồng quy định doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho cá nhân, kế toán còn phải kiểm tra hồ sơ khai và chứng từ nộp thuế tương ứng.
👷 7. THUÊ CÁ NHÂN LÀM VIỆC, CỘNG TÁC VIÊN – ĐỪNG CHỈ LẬP PHIẾU CHI
Nếu doanh nghiệp thuê cá nhân thực hiện công việc như thiết kế, viết nội dung, sửa chữa, bốc xếp, tư vấn hoặc cộng tác theo công việc, cần xác định đúng bản chất quan hệ và nghĩa vụ thuế TNCN.
Hồ sơ có thể cần hợp đồng/thỏa thuận, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, thông tin cá nhân và hồ sơ khấu trừ – kê khai thuế TNCN nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
🚨 Đừng biến mọi khoản thuê cá nhân thành “mua dịch vụ không hóa đơn” rồi chỉ lập bảng kê để đưa vào chi phí.
⚠️ 8. TUYỆT ĐỐI KHÔNG “MUA HÓA ĐƠN” ĐỂ BÙ CHỨNG TỪ
Khi thiếu hóa đơn, một sai lầm rất nguy hiểm là tìm hóa đơn của giao dịch khác để đưa vào sổ sách nhằm “bù chi phí”.
Hóa đơn không gắn với giao dịch thực tế có thể tạo ra rủi ro nghiêm trọng hơn rất nhiều so với việc khoản chi ban đầu không đủ điều kiện được trừ.
🔎 Dữ liệu hóa đơn điện tử hiện có thể được đối chiếu với nhà cung cấp, doanh thu, hàng hóa, dòng tiền, kho và các dữ liệu liên quan. Doanh nghiệp nên xử lý đúng bản chất thay vì cố tạo chứng từ không phản ánh giao dịch thực tế.
📊 9. CHI PHÍ KẾ TOÁN VÀ CHI PHÍ THUẾ CÓ THỂ KHÁC NHAU
Có trường hợp khoản chi thực tế đã phát sinh nên kế toán vẫn phải phản ánh đúng bản chất trên sổ kế toán, nhưng khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản đó lại không đáp ứng điều kiện được trừ.
Khi đó, kế toán cần theo dõi và thực hiện điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế thay vì xóa hoặc cố tìm hóa đơn khác để “lấp” khoản chi.
👉 Đây chính là lý do doanh nghiệp cần tách bạch giữa KẾ TOÁN GHI NHẬN GIAO DỊCH THỰC TẾ và THUẾ XÁC ĐỊNH KHOẢN CHI ĐƯỢC TRỪ.
🚨 10. NHỮNG TRƯỜNG HỢP DỄ BỊ LOẠI CHI PHÍ
❌ Bên bán phải xuất hóa đơn nhưng doanh nghiệp không có hóa đơn;
❌ Tự lập bảng kê cho giao dịch không thuộc trường hợp được phép;
❌ Chỉ có phiếu chi nhưng không chứng minh được giao dịch thực tế;
❌ Không có hồ sơ giao nhận, nghiệm thu hoặc nhập kho;
❌ Thanh toán không đáp ứng điều kiện theo quy định;
❌ Thuê cá nhân nhưng không xử lý nghĩa vụ thuế TNCN tương ứng;
❌ Chi phí phục vụ mục đích cá nhân nhưng đưa vào doanh nghiệp.
✅ GẶP CHI PHÍ KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN – HÃY KIỂM TRA THEO 5 BƯỚC
Kế toán nên xác định:
NGƯỜI BÁN LÀ AI? → GIAO DỊCH GÌ? → CÓ BẮT BUỘC HÓA ĐƠN KHÔNG? → ĐƯỢC DÙNG BẢNG KÊ/HỒ SƠ KHÁC KHÔNG? → THANH TOÁN VÀ NGHĨA VỤ THUẾ ĐÃ ĐÚNG CHƯA?
👉 Điểm cần nhớ: “Không có hóa đơn” không đồng nghĩa 100% với “không được tính chi phí”. Nhưng doanh nghiệp không được tự dùng bảng kê, phiếu chi hay hợp đồng để thay hóa đơn trong mọi trường hợp. Cần xác định đúng đối tượng bán, bản chất giao dịch và bộ chứng từ mà pháp luật cho phép áp dụng.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #DichVuKeKhaiThue #ChiPhiKhongHoaDon #ChiPhiDuocTru #ThueTNDN #ThongTu20 #NghiDinh320 #KeToanThue #QuyetToanThue #HoaDonDienTu #KeKhaiThue #DoanhNghiep
đánh giá (0 đánh giá)
