Doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics thường xuyên phát sinh:
BỐC XẾP → NÂNG HẠ → LƯU CONTAINER → LƯU BÃI → PHÍ CẢNG → PHÍ LOGISTICS.
Những khoản này có thể phát sinh thật và có hóa đơn, nhưng khi quyết toán thuế, kế toán vẫn có thể gặp khó nếu không chứng minh được khoản phí thuộc lô hàng nào và doanh nghiệp có thực sự phải chịu khoản phí đó hay không.
Dưới đây là những hồ sơ thường bị thiếu.
1️⃣ HÓA ĐƠN CÓ NHƯNG KHÔNG CÓ BẢNG ĐỐI SOÁT
Ví dụ cuối tháng nhận một hóa đơn:
“PHÍ NÂNG HẠ, LƯU CONTAINER THÁNG 8: 180 TRIỆU ĐỒNG.”
Nhưng kế toán không có bảng chi tiết:
CONTAINER NÀO? → TỜ KHAI NÀO? → NGÀY NÀO? → LOẠI PHÍ GÌ? → ĐƠN GIÁ BAO NHIÊU?
👉 Đây là hồ sơ rất nên bổ sung.
Bảng đối soát giúp kết nối hóa đơn tổng cuối tháng với từng giao dịch thực tế.
2️⃣ THIẾU CHỨNG TỪ GẮN VỚI LÔ HÀNG
Kế toán nên có khả năng đối chiếu khoản phí với:
TỜ KHAI HẢI QUAN
→ BILL OF LADING
→ CONTAINER NO.
→ BOOKING
→ LỆNH GIAO/NHẬN HÀNG
→ PHIẾU EIR
→ CHỨNG TỪ CẢNG/KHO.
Không nhất thiết mọi khoản phí đều phải có tất cả các chứng từ trên.
Nhưng hồ sơ phải đủ để trả lời:
“KHOẢN TIỀN NÀY PHÁT SINH CHO LÔ HÀNG NÀO?”
3️⃣ THIẾU HỢP ĐỒNG HOẶC BẢNG GIÁ DỊCH VỤ
Đây cũng là lỗi phổ biến.
Doanh nghiệp trả:
PHÍ BỐC XẾP: 30 TRIỆU
PHÍ NÂNG HẠ: 20 TRIỆU
PHÍ LƯU CONTAINER: 45 TRIỆU
nhưng không có căn cứ thể hiện cách tính phí.
📌 Nên lưu:
HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ → PHỤ LỤC → BẢNG GIÁ → QUOTATION → THỎA THUẬN/ĐỀ NGHỊ DỊCH VỤ
tùy theo hình thức giao dịch.
Mục tiêu là giải thích được vì sao doanh nghiệp phải trả số tiền đó.
4️⃣ THIẾU CHỨNG TỪ GIAO NHẬN THỰC TẾ
Đặc biệt với bốc xếp và nâng hạ, nhiều doanh nghiệp chỉ có hóa đơn nhưng không lưu chứng từ thể hiện dịch vụ đã hoàn thành.
Nên đối chiếu:
NGÀY THỰC HIỆN
→ ĐỊA ĐIỂM
→ CONTAINER/LÔ HÀNG
→ KHỐI LƯỢNG
→ DỊCH VỤ THỰC HIỆN
→ XÁC NHẬN GIAO NHẬN/HOÀN THÀNH.
Với giao dịch thực hiện qua hệ thống điện tử của cảng hoặc đơn vị logistics, dữ liệu điện tử liên quan cũng nên được lưu trữ đầy đủ.
5️⃣ LƯU CONTAINER PHÁT SINH CAO NHƯNG KHÔNG CÓ HỒ SƠ GIẢI THÍCH
Ví dụ bình thường mỗi lô chỉ phát sinh 3–5 triệu đồng nhưng một lô đột nhiên có:
PHÍ LƯU CONTAINER: 80 TRIỆU ĐỒNG.
Kế toán nên tìm nguyên nhân:
CHẬM THÔNG QUAN?
CHỜ KIỂM TRA CHUYÊN NGÀNH?
THIẾU CHỨNG TỪ?
KHÁCH CHẬM NHẬN HÀNG?
PHÁT SINH TRANH CHẤP?
📌 Chi phí bất thường không có nghĩa tự động bị loại, nhưng số tiền càng lớn thì hồ sơ giải trình càng nên rõ.
6️⃣ KHÔNG XÁC ĐỊNH AI THỰC SỰ CHỊU CHI PHÍ
Đây là điểm doanh nghiệp logistics cần đặc biệt lưu ý.
Ví dụ forwarder thanh toán 50 triệu đồng phí cảng nhưng theo hợp đồng:
KHÁCH HÀNG MỚI LÀ BÊN CHỊU KHOẢN PHÍ.
Kế toán phải xác định đây là:
CHI PHÍ CỦA DOANH NGHIỆP
hay
KHOẢN CHI HỘ/THU HỘ
hay
DỊCH VỤ DO DOANH NGHIỆP CUNG CẤP LẠI CHO KHÁCH HÀNG.
👉 Không nên thấy tiền công ty đã thanh toán là tự động đưa toàn bộ vào chi phí.
7️⃣ CÓ ĐỦ HỒ SƠ NHƯNG THANH TOÁN LẠI KHÔNG ĐÚNG ĐIỀU KIỆN
Theo quy định thuế TNDN hiện hành, với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
Vì vậy:
HÓA ĐƠN ĐÚNG
BẢNG ĐỐI SOÁT ĐỦ
HỒ SƠ LÔ HÀNG ĐẦY ĐỦ
nhưng thanh toán không đáp ứng điều kiện thì vẫn có thể phát sinh rủi ro về chi phí được trừ.
📋 CHECKLIST HỒ SƠ NÊN CÓ
Tùy từng giao dịch, kế toán nên kiểm tra:
① Hợp đồng/thỏa thuận dịch vụ
② Báo giá hoặc bảng giá
③ Booking/Bill/Tờ khai hải quan
④ Số container
⑤ EIR/lệnh giao nhận/chứng từ cảng
⑥ Bảng kê hoặc bảng đối soát chi phí
⑦ Hóa đơn
⑧ Chứng từ thanh toán
⑨ Hồ sơ giải trình khoản phí bất thường nếu có.
Không phải mọi khoản phí đều bắt buộc có đủ đúng 9 loại giấy tờ trên.
Quan trọng nhất là hồ sơ phải tạo thành một chuỗi có thể kiểm tra:
LÔ HÀNG → DỊCH VỤ → PHÁT SINH PHÍ → ĐỐI SOÁT → HÓA ĐƠN → THANH TOÁN → HẠCH TOÁN.
✅ ĐIỂM CẦN NHỚ
Với chi phí bốc xếp, nâng hạ, lưu container, sai lầm phổ biến nhất là kế toán nghĩ:
“CÓ HÓA ĐƠN + ĐÃ CHUYỂN KHOẢN = ĐỦ.”
Trong khi khi kiểm tra thuế, doanh nghiệp còn cần chứng minh:
DỊCH VỤ CÓ THẬT KHÔNG?
→ PHỤC VỤ LÔ HÀNG NÀO?
→ CÁCH TÍNH PHÍ RA SAO?
→ AI LÀ BÊN PHẢI CHỊU PHÍ?
→ HỒ SƠ CÓ KHỚP VỚI HẠCH TOÁN KHÔNG?
📌 Với doanh nghiệp logistics và xuất nhập khẩu, tốt nhất nên đối soát và lưu hồ sơ theo từng lô hàng hoặc từng tháng, thay vì cuối năm mới quay lại tìm chứng từ cho hàng trăm container.
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📍 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901.855.929
🌐 bmcdoanhnghiep.vn
#BaoMinhChau #ChiPhiLogistics #BocXep #NangHa #LuuContainer #XuatNhapKhau #ThueTNDN #ChiPhiDuocTru #QuyetToanThue
đánh giá (0 đánh giá)
