Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong các kỳ quyết toán, Bảo Minh Châu đã tổng hợp danh mục 20 loại chứng từ "sống còn" mà bạn nhất định phải chuẩn bị sẵn sàng khi đoàn thanh tra thuế gõ cửa.
Dưới đây là Checklist chi tiết để bạn tự rà soát "sức khỏe" hồ sơ của mình:
📂 NHÓM 1: HỒ SƠ PHÁP LÝ & TỔ CHỨC
Giấy phép kinh doanh: Bản sao công chứng mới nhất.
Điều lệ công ty: Căn cứ để xác định các khoản chi phí đặc thù theo quy định nội bộ.
Sổ đăng ký thành viên/cổ đông: Chứng minh cơ cấu sở hữu và vốn điều lệ thực góp.
📊 NHÓM 2: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN & THUẾ
Hệ thống sổ sách kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản (in và đóng tập có ký tên, đóng dấu).
Tờ khai thuế định kỳ: Tờ khai VAT, TNDN, TNCN hàng tháng/quý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Báo cáo tài chính năm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh BCTC.
Quyết toán thuế TNCN & TNDN năm: Hồ sơ tự quyết toán đã nộp cho cơ quan thuế.
🧾 NHÓM 3: CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO - ĐẦU RA (QUAN TRỌNG NHẤT)
Hóa đơn điện tử đầu ra: Cuống hóa đơn hoặc tệp dữ liệu XML gốc.
Hóa đơn đầu vào: Phải đi kèm với phiếu nhập kho, biên bản bàn giao.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng cho các hóa đơn trên 20 triệu (tuân thủ Công văn 5082).
Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ đi kèm với từng bộ hóa đơn lớn.
Biên bản nghiệm thu/Thanh lý hợp đồng: Minh chứng cho việc dịch vụ/hàng hóa đã thực tế hoàn thành.
👷 NHÓM 4: HỒ SƠ NHÂN SỰ & TIỀN LƯƠNG
Hợp đồng lao động: Phải khớp với danh sách đóng bảo hiểm và tờ khai thuế TNCN.
Bảng lương & Chứng từ thanh toán lương: Phiếu chi lương hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản lương.
Hồ sơ bảo hiểm: Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT hàng tháng.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Đặc biệt quan trọng nếu bạn có chi trả thu nhập cho lao động vãng lai, affiliate hay livestream.
🏢 NHÓM 5: TÀI SẢN & CHI PHÍ KHÁC
Bảng trích khấu hao tài sản cố định: Hồ sơ mua sắm tài sản (hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao).
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Dành cho các đơn vị sản xuất, nhà hàng (để đối soát giá vốn).
Hồ sơ xe ô tô/Tài sản thuê: Hợp đồng thuê văn phòng, thuê xe, hóa đơn xăng xe đi kèm.
Quyết định/Thông báo nội bộ: Các quyết định tăng lương, thưởng, công tác phí để hợp thức hóa chi phí.
✅ LỜI KHUYÊN TỪ BẢO MINH CHÂU
Trong năm 2026, hệ thống AI của ngành thuế sẽ tự động đối soát dòng tiền và hóa đơn trước khi thanh tra trực tiếp. Để an toàn tuyệt đối, bạn nên:
Lưu trữ điện tử: Luôn giữ file XML gốc của hóa đơn điện tử thay vì chỉ lưu bản in PDF.
Rà soát định kỳ: Sử dụng dịch vụ của Bảo Minh Châu để kiểm tra "sức khỏe" chứng từ hàng tháng, tránh để nước đến chân mới nhảy.
Xác thực sinh trắc học: Đảm bảo tài khoản eTax Mobile đã được cập nhật khuôn mặt để chủ động tra cứu dữ liệu bất cứ lúc nào.
🤝 "Hồ sơ vững vàng – Thanh tra nhẹ nhàng". Đừng để sự thiếu sót của một tờ hóa đơn làm ảnh hưởng đến thành quả của cả doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng mình để được hỗ trợ sắp xếp hồ sơ chuẩn chỉnh nhất!
🏠 DỊCH VỤ KÊ KHAI THUẾ BẢO MINH CHÂU
📌 139/4 Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, TP.HCM
🌐 Website: https://bmcdoanhnghiep.vn/
☎️ Hotline: 0901.855.929
#BaoMinhChau #ChecklistThanhTraThue #ChungTuKeToan #HoSoThue #KeToanThue #QuyetToanThue #SMEVietnam #DailyThueTPHCM #Thue2026
đánh giá (0 đánh giá)
